ختم در لغت به معنای به پایان رساندن چیزی یا کاری، پایان دادن و تمام کردن بوده و دادرسی در لغت به معنای به داد کسی رسیدن و به دادخواهی دادخواه رسیدگی کردن است.
ختم دادرسی مقطعی از دادرسی است. این مقطع از دادرسی طبق ماده ۲۹۵ قانون آیین دادرسی مدنی، زمانی محقق می‌شود که دادگاه تمامی رسیدگی‌ها و اقدامات خود را انجام داده و برای صدور رای قاطع آمادگی داشته باشد. ‌بر اساس این ماده، پس از اعلام ختم دادرسی در صورت امکان، دادگاه در همان جلسه انشای رأی کرده و به اصحاب دعوا اعلام می‌کند. در غیر این ‌صورت حداکثر ظرف یک هفته انشا و اعلام رأی می‌کند. در نتیجه دادرسی در صورتی ختم (تمام) می‌شود که صدور رای قاطع، نه ‎تنها مستلزم هیچ‎ گونه رسیدگی یا اقدام دیگری نیست، بلکه نتایج اقدامات و رسیدگی‌های قبلی دادگاه نیز مشخص شده و در پرونده موجود است. برای مثال نظر کارشناس واصل شده و اعتراض موجهی به آن نشده است.

در حقیقت دادگاه پس از اقامه دعوا، جهت صدور رای قاطع، ‌علی‌القاعده مذاکرات طرفین را تا آنجا که لازم می‌بیند، ادامه می‌دهد و در این خصوص جلسه‌ دادرسی را هر چند بار که لازم باشد، با ذکر جهت تجدید می‌کند تا تمامی ادعاها و ادله ‎ای که اصحاب دعوا ارائه می‌دهند را رسیدگی کند.

در همین راستا چنانچه لازم باشد، قرارهایی از قبیل قرار کارشناسی،‌ تحقیق محلی، معاینه محلی و … را صادر و اجرا کند، شهادت‌ شهود را استماع و پرونده‌ها و‌ اسناد و اطلاعاتی را که لازم است از مراجع ذی‌صلاح مطالبه کرده و هرگونه تحقیق و اقدامی را که برای کشف حکم لازم بداند، در محدوده‌ مقررات انجام می‌دهد. بنابراین زمانی دادگاه ختم مذاکرات را اعلام می‌کند که پرونده را در وضعیتی ببیند که تمامی اقدامات و رسیدگی‌های لازم جهت کشف واقع و فصل خصومت انجام شده و تشخیص دهد که نیازی به رسیدگی بیشتر نیست.
پس از پایان دادرسی، قاضی مکلف است که ختم دادرسی را در پرونده قید کند. در غیر این صورت، به موجب نظامات قضایی به مجازات درجه سه (کسر حقوق) محکوم خواهد شد.
گاهی به جای عبارت ختم دادرسی عبارت‌های ختم مذاکرات یا ختم رسیدگی به کار می‌رود و باید دانست که ختم مذاکرات الزاما همان ختم دادرسی نیست. به این دلیل که ممکن است در مقطعی نیاز به مذاکرات نباشد. اما اقداماتی همچون جلب نظر کارشناس یا استعلام از مرجعی لازم باشد که در این صورت ختم دادرسی محقق نمی‌شود.

    اعلام ختم دادرسی
اعلام «ختم دادرسی» با مکتوب کردن این عبارت در پرونده محقق می‌شود، نه اینکه دادگاه به طرفین اعلام کند که می‌خواهد دادرسی را خاتمه دهد. هرچند پس از مکتوب شدن عبارت «ختم دادرسی» در پرونده در صورت حضور طرفین، اعلام شفاهی آن منعی ندارد؛ اما جزء تکالیف دادگاه نیست.
نکته‌ای که در اینجا حائز اهمیت بوده، این است که لازم نیست ختم دادرسی در وقت مقرر و در جلسه‌ رسمی باشد، بلکه دادگاه هر زمان پرونده را تکمیل تشخیص دهد، چه در وقت دادرسی، چه وقت نظارت یا وقت فوق‌العاده، امکان اعلام ختم دادرسی و صدور رای را خواهد داشت. به عنوان مثال پس از جلسه دادرسی دادگاه برای حصول استعلام ثبتی وقت نظارت تعیین کرده و پاسخ استعلام قبل از رسیدن وقت نظارت وصول شده است. دادگاه در صورت آماده بودن پرونده برای صدور رای، ختم دادرسی را اعلام و مبادرت به صدور رای می‌کند.

    آثار ختم دادرسی
پس از اعلام ختم دادرسی، دادگاه در صورت امکان در همان جلسه انشای رای (قاطع) می‌کند. روشن است که مراد از «رای» و لزوم اعمال ترتیب مزبور، مختص به احکام قاطع دعواست و شامل قرار‌های اعدادی نظیر قرار تحقیق محلی و غیره نمی‌شود. بنابراین صدور و اجرای قرارهای اعدادی قبل از ختم دادرسی نیز ممکن است.

با توجه به اینکه در قانون آیین دادرسی مدنی، اعلام رای در حضور اصحاب دعوا تنها در صورتی ضروری است که دادگاه در جلسه دادرسی اقدام به اعلام ختم دادرسی کرده باشد، در صورتی که دادگاه در جلسه دادرسی اعلام ختم دادرسی نکند یا اصحاب حضور نداشته باشند، نه تنها تعیین جلسه جهت اعلام حضوری رای به اصحاب دعوا، غیرضروری و غیرقانونی است بلکه دادگاه پس از جلسه دادرسی در مدت مزبور (تا یک هفته) مبادرت به صدور رای کرده و به وسیله ابلاغ، اصحاب دعوا را از آن مطلع می‌کند. عدم صدور رای ظرف یک هفته توسط قاضی نوعی نقض قانون و تخلف انتظامی محسوب می‌شود.