مراحل تبدیل سند عادی به رسمی در خصوص املاک غیر منقول، به این صورت است که طرفین با تهیه مدارک لازم به دفاتر اسناد رسمی مراجعه نموده و پس از پرداخت هزینه تبدیل سند دستی به ثبتی، سند رسمی ملک خود را دریافت نمایند. اما نحوه دریافت سند رسمی برای املاک فاقد سند از طریق ثبت نام در سامانه ثبت نام درخواست صدور سند مالکیت می‌باشد.

بر اساس قانون، هرگونه نوشته‌ای که در مقام دعوی و دفاع، قابلیت استفاده و استناد را داشته باشد، نوعی سند محسوب می‌شود که به لحاظ حقوقی، می‌توان اسناد را به دو نوع کلی اسناد عادی و اسناد رسمی، تقسیم بندی نمود که درجه و میزان اعتبار اسناد رسمی، نسبت به اسناد عادی، بالاتر می‌باشد.

به همین دلیل، گاهی، افرادی که برای اموال و دارایی‌های خود، صرفا اسناد عادی در اختیار دارند که به صورت دستی تنظیم شده و به ثبت رسمی نرسیده است، قصد دارند با انجام مراحل قانونی، اقدام به دریافت سند رسمی نمایند تا از مزایای آن، بهره مند شوند. لذا پرداختن به این مطلب که در چه شرایطی می‌توان سند عادی را به رسمی تبدیل نمود، الزامی به نظر می‌رسد.

چه زمانی سند عادی رسمی می‌شود؟

در نظام حقوقی، انواع سند را می‌توان شامل اسناد عادی و اسناد رسمی دانست که با یکدیگر تفاوت دارند. به طور کلی، اسناد رسمی، به اسنادی گفته می‌شود که توسط ماموران صلاحیت دار، در حدود وظایف و اختیارات آنها و بر اساس قانون، تنظیم شده باشند. به عنوان مثال، زمانی که فردی، با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی، سندی را طبق قانون به ثبت می‌رساند، می‌توان گفت که وی، اقدام به تنظیم سند رسمی نموده است.

لکن در شرایطی که سند تنظیم شده میان اشخاص، با مراجعه به نهادهای ذی صلاح و طبق قانون، تنظیم نشده باشد، می‌توان صرفا اعتبار سند عادی برای آن قایل شد. معمولا، اسناد عادی، میان خود طرفین، به صورت دستی، بر روی برگه‌های سفید، تنظیم می‌شوند؛ لکن برخی از اسناد دیگر نیز که با مراجعه به برخی نهادها تنظیم می‌شوند نیز، اعتبار سند عادی دارند؛ همچون مبایعه نامه املاک که در بنگاه‌های ملکی تنظیم شده است.

در هر حال، از آن جهت که توان اجرایی و اثباتی اسناد رسمی، نسبت به اسناد عادی بالاتر بوده و در صورتی که اختلافاتی میان افراد ایجاد شود، اسناد رسمی، به نحو بهتری می‌توانند حقوق قانونی دارنده را تامین و تضمین نمایند، بسیاری از افراد، به دنبال آن هستند که سند عادی خود را به سند رسمی، تبدیل نمایند.

اصولا، اسناد عادی را زمانی می‌توان به اسناد رسمی تبدیل نمود که متقاضی، به نهادهای ذی صلاح، مراجعه نموده و درخواست نماید که بر اساس قانون، آن سند را به ثبت رسانند تا سند دستی، به سند ثبتی، تبدیل گردد. هر چند که تبدیل سند عادی به رسمی، معمولا از طریق مراجعه به دفاتر اسناد رسمی انجام می‌گیرد، لکن تحت شرایط خاصی، ممکن است که مرجع دیگری نیز، صلاحیت تبدیل سند عادی به رسمی را داشته باشد.

شرایط تبدیل سند عادی به رسمی

تبدیل سند عادی به رسمی، گاهی اهمیت فراوانی نزد افراد دارد؛ به ویژه دریافت سند ملکی از نوع رسمی، سبب می‌شود که دارنده، به دلیل بالاتر بودن توان اجرایی و اثباتی سند رسمی، بتواند از مزایای تنظیم سند رسمی برای منزل، آپارتمان یا مغازه تجاری خود، بهره مند شود.

تنظیم سند رسمی بر اساس قانون، سه شرط مهم دارد. یکی از مهم‌ترین شرایط تبدیل سند عادی به رسمی، آن است که اولا، آن سند، با دخالت مامور رسمی، تنظیم شده باشد. مامور رسمی، به شخصی گفته می‌شود که یک رابطه استخدامی و قراردادی با دولت دارد و وظیفه قانونی وی، تنظیم سند رسمی می‌باشد؛ مثل سردفتران اسناد رسمی.

دومین نکته مهم در خصوص شرایط تبدیل سند عادی به رسمی، آن است که مامور مذکور، در حیطه صلاحیت خود، اقدام به تنظیم سند رسمی نموده باشد؛ به این معنا که سردفتران اسناد رسمی، صرفا صلاحیت صدور سند رسمی برای املاک را داشته و نمی‌توانند به عنوان نمونه، سند ازدواج صادر نمایند؛ لذا اعتبار سند، منوط به تنظیم آن در حدود صلاحیت‌های قانونی است.

سومین مسئله در خصوص شرایط تبدیل سند عادی به رسمی، این است که حین تنظیم این سند، می‌بایست مقررات قانونی، رعایت شود؛ در غیر این صورت، سند رسمی صادره، اعتباری نخواهد داشت. از جمله، امضای سند رسمی، که جزء شرایط صحت صدور سند می‌باشد.

در صورتی که هر یک از شرایط سه گانه فوق وجود نداشته باشد، سند، همچنان، عادی محسوب شده و اعتبار اسناد عادی را خواهد داشت. بسته به موضوع، می‌بایست متقاضی، به مامور صلاحیتدار مراجعه نموده و او، بر اساس قانون و در حدود صلاحیت خویش، اقدام به تنظیم سند نماید.

حال، گاهی این سند، با مراجعه به دفتر اسناد رسمی تنظیم شده (در مورد سند رسمی ملک)، گاهی با مراجعه به دفاتر ازدواج و طلاق (در مورد سند ازدواج و یا طلاق) و گاهی هم با مراجعه به مراکز تعویض پلاک (در خصوص برگ سبز خودرو یا همان سند رسمی ماشین).

علاوه بر این، گاهی مالکان املاک و اراضی، بنا به دلایلی، نتوانستند برای املاک خود، سند رسمی تهیه نمایند. بنا به شرایط مذکور، قانونی با عنوان قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمان‌های فاقد سند رسمی، به تصویب رسیده است.

بر اساس این قانون، در شرایطی که صاحبان املاک و اراضی، به علت فوت مالک رسمی یا ورثه او، عدم دسترسی به مالک یا مفقود الاثر بودن وی یا بنا به علل دیگر، صدور سند رسمی برای ملک، میسر نیست، هیات حل اختلاف ثبتی تشکیل می‌شود و به همین منظور، سامانه ثبت نام درخواست صدور سند مالکیت sabtemelk.ir راه اندازی شده است که متقاضیان، با داشتن شرایط لازم، بتوانند در این سامانه، درخواست صدور سند ملکی را ارائه نمایند و در ادامه، مراحل انجام آن شرح داده شده است.

دریافت سند رسمی از طریق سامانه مذکور، در صورتی امکان پذیر است که اراضی کشاورزی، باغات و ساختمان‌ها، دارای سابقه ثبتی بوده و متقاضی، آن ملک مشاع یا مفروز را به صورت عادی خریداری نموده، اما به مالک، دسترسی ندارد.

لازم به ذکر است که دریافت سند رسمی از طریق ثبت درخواست در سامانه ثبت ملک، برای املاکی که جزء اراضی ملی، اراضی موات و یا املاک متعلق به دولت هستند، امکان پذیر نمی‌باشد. همچنین، املاکی که مالک رسمی آنها، در قید حیات بوده و امکان دسترسی به وی وجود دارد، یا ورثه او در قید حیات هستند، برای تبدیل سند عادی به رسمی، می‌بایست از طریق قانونی یعنی با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی، سند خود را اخذ نمایند.