اما گاهی پیش می‌آید که دارندگان سند رسمی و سازمان‌ها، برای آن که سند رسمی، مفقود نشود یا به سرقت نرود، در شرایط مورد نیاز، مثلا پیوست سند به دادخواست، کپی یا رونوشت آن را ارائه می‌دهند.

اعتبار کپی سند رسمی، بستگی به این امر دارد که کپی سند با ثبت دفتر تصدیق شود، در این صورت برابر با اصل آن خواهد بود. از شرایط اعتبار کپی سند رسمی آن است که سند توسط اشخاصی که می‌توانند کپی سند رسمی را گواهی کنند، تصدیق شود، مانند ادارات ثبت اسناد یا دفتر اسناد رسمی یا بخشدار محل. این اشخاص در قانون آیین دادرسی مدنی به صورت حصری بیان شده‌اند.

اعتبار کپی سند رسمی

به موجب تعریفی که در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، از سند رسمی ارائه شده است: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها، بر طبق مقررات قانونی، تنظیم شده باشند، رسمی است.» بنابراین، هر سند را نمی‌توان رسمی دانست و تنها اسنادی که تحت این شرایط تنظیم می‌شوند، رسمی هستند.

بر اساس ماده ۷۴ قانون ثبت اسناد و املاک: «سوادی که مطابقت آن با ثبت دفتر، تصدیق شده است، به منزله اصل سند خواهد بود؛ مگر در صورت اثبات عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر.» بنابراین، رونوشت یا کپی سند رسمی، که مطابقت آن با ثبت دفتر تایید شده باشد، به منزله اصل آن سند خواهد بود. بر اساس اصطلاحات حقوقی، به چنین رونوشتی، کپی برابر با اصل، گفته می‌شود.

بر اساس این ماده، اعتبار رونوشت سند رسمی یا اعتبار کپی برابر با اصل شده سند رسمی، تایید شده است و کسی که می‌خواهد از چنین سندی استفاده کند، ملزم به ارائه کردن اصل آن سند نیست. اما در چند مورد استثنا مانند آنکه زمانی که افراد طرح دعوا می‌کنند، در جلسه اول دادگاه باید اصل سند را ارائه بدهند و ارائه کپی آن، برای دادگاه قابل پذیرش نیست.

شرایط اعتبار کپی سند رسمی

بر اساس ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی، همه اشخاص نمی‌توانند کپی برابر اصل سند را گواهی کنند و این امر باید توسط «دفتر دادگاهی که دادخواست، به آنجا داده می‌شود یا دفتر یکی از دادگاه‌های دیگر یا یکی از ادارات ثبت اسناد یا دفتر اسناد رسمی و در جایی که هیچ یک از آنها نباشد، بخشدار محل یا یکی از ادارات دولتی، مطابقت آن را با اصل گواهی کرده باشد، در صورتی که رونوشت یا تصویر سند، در خارج از کشور تهیه شده، باید مطابقت آن با اصل، در در دفتر یکی از سفارت خانه‌ها و یا کنسول گری‌های ایران گواهی شده باشد.»

آیا کپی برابر اصل معتبر است؟

پس از برابر با اصل کردن اسناد در دفترخانه و پرداخت هزینه کپی برابر اصل، به استناد ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی، رونوشت یا تصویر (کپی) اصل سند، معتبر است. البته بر اساس ماده ۷۴ قانون ثبت، کپی برابر با اصل سند رسمی، تا زمانی اعتبار دارد که عدم تطابق آن با سند رسمی، اظهار نشده باشد.

به عنوان مثال، در صورت ادعای جعل، باید خود سند رسمی ارائه شود. اشخاصی که می‌توانند سند رسمی را گواهی کنند، از قرار ذیل هستند:

دفتر دادگاهی که دادخواست به آن جا داده می‌شود یا دفتر یکی از دادگاه‌های دیگر

یکی از ادارات ثبت اسناد یا دفتر اسناد رسمی

در جایی که هیچ یک از موارد قبل نباشد، بخشدار محل یا یکی از ادارات دولتی

در صورتی که رونوشت یا تصویر سند در خارج از کشور تهیه شده، باید مطابقت آن با اصل، در دفتر یکی از سفارت خانه‌ها و یا کنسول گری‌های ایران گواهی شده باشد.