لذا سند رسمی سه ویژگی اصلی دارد: نخست اینکه با دخالت مامور رسمی تنظیم شده باشد، دوم اینکه مامور رسمی صلاحیت انجام این عمل را داشته باشد و سوم اینکه مقررات قانونی مربوط به تنظیم سند رسمی رعایت شده باشد.بر اساس ماده  ۱۲۸۹ قانون مدنی، «غیر از اسناد مذکوره در ماده ۱۲۸۷، سایر اسناد عادی است.» همچنین بر اساس ماده ۱۲۹۳ قانون مدنی، «هرگاه سند به وسیله یکی از ماموران رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مامور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند  نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد، عادی است».

علاوه بر این، در بسیاری از موارد، افراد برای انجام امور روزمره خود و حتی برخی از معاملات ساده خود سندی عادی تنظیم می کنند. یعنی بر روی یک برگه و بدون دخالت مامور رسمی، سندی تنظیم کرده و اقدام به امضا کردن آن می کنند. چنین اسنادی نیز جزء اسناد عادی محسوب می شوند.بنابراین هر نوشته ای که یکی از ارکان مذکور در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی را نداشته باشد، اما مهر، امضا یا اثر انگشت داشته باشد، سند عادی محسوب می شود و اعتبار سند عادی را خواهند داشت.کاربردی ترین سند عادی قولنامه ای است که معمولا قبل از تنظیم رسمی سند میان دو شخص بسته می شود.گفتنی است که تنظیم سند رسمی، مزایای زیادی دارد که تنظیم عادی سند، برخی از آن مزایا را ندارد. مانند اینکه نسبت به اسناد رسمی نمی توان ادعای انکار و تردید کرد.

      اسناد عادی در حکم سند رسمی
در ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی شرایطی پیش بینی شده است که یک سند عادی در حکم سند رسمی باشد و اعتبار سند رسمی را داشته باشد. بر اساس این ماده «اسناد عادی در دو مورد اعتبار سند رسمی را دارند:
۱- طرفی که سند علیه او اقامه شده است، صدور آن از منتسب الیه را تصدیق کند؛ ۲- در محکمه ثابت شود که طرفی که سند را تکذیب کرده، در واقع مهر یا امضا کرده است.»لذا در صورتی که شخصی که سند علیه اوست، صدور آن سند را پذیرفته باشد یا اینکه به نحوی در دادگاه ثابت بشود که خود شخص آن سند را امضا یا مهر کرده است، آن سند دیگر سندی عادی نیست؛ بلکه جزء اسناد عادی در حکم سند رسمی محسوب می شود و دادگاه اعتبار سند رسمی را به آن خواهد داد.