دادورزی: رئیس مرکز اسناد و کتابخانه ملی استان بوشهر با تشریح عملکرد و اهداف این مرکز، بر اهمیت تعیین تکلیف اسناد و اوراق بایگانی دستگاه‌های اجرایی تأکید کرد و گفت: تمرکز اصلی سازمان اسناد و کتابخانه ملی بر این است که از امحای بی‌ضابطه اوراق جلوگیری شود. فرآیند ارزشیابی و تعیین تکلیف اسناد به این دلیل است که اسناد باارزش تاریخی، حقوقی و اداری از میان انبوه اوراق شناسایی و جداسازی شوند.

به گزارش خبرنگار دادورزی؛ نرگس صداقت در نشست خبری که شامگاه چهارشنبه ۱۰ تیرماه ۱۴۰۵ در محل ایستگاه رسانه‌ای استان بوشهر با حضور جمعی از خبرنگاران برگزار شد، گفت: در جریان بررسی اوراقی که از سوی کارشناسان ما ارزشیابی می‌شوند، موارد بسیار ارزشمندی همچون مبایعه‌نامه‌ها و سازش‌نامه‌های قدیمی احصا می‌گردد. این اسناد پس از شناسایی، برای انجام مراحل ضدعفونی، مرمت و اسکن به تهران ارسال می‌شوند و در نهایت بر روی وب‌سایت سازمان اسناد و کتابخانه ملی بارگذاری خواهند شد تا در دسترس پژوهشگران و محققان قرار گیرند.

رئیس مرکز اسناد و کتابخانه ملی استان بوشهر با اشاره به بهینه‌سازی فضاهای اداری در استان تصریح کرد: با اجرای طرح تعیین تکلیف و انتقال اسناد راکد، در مجموع ۱۳ هزار و ۶۱۹ متر مربع از فضاهای اداری دستگاه‌های اجرایی استان بوشهر آزادسازی شده است.

صداقت به وضعیت نامناسب بایگانی‌های راکد در گذشته اشاره کرد و افزود: متأسفانه در سالیان گذشته، محل نگهداری اسناد در بایگانی راکد دستگاه‌های اجرایی، فضاهایی نمور و نامناسب بود که سبب آسیب‌های باکتریایی و قارچی به اسناد می‌شد.

وی ادامه داد: برای حل این مشکل، دوره‌های آموزشی برای مسئولان بایگانی راکد دستگاه‌های اجرایی برگزار شد تا نحوه صحیح بایگانی اسناد را فرا بگیرند. پیش از این و به ویژه تا سال گذشته، وضعیت نگهداری اسناد در برخی فرمانداری‌ها و بخشداری‌ها بسیار نامناسب بود که در همین راستا مقرر شد گزارشی از وضعیت قبل و بعد این مکان‌ها تهیه شود تا تغییرات مثبت پس از حضور و ارزشیابی کارشناسان ما کاملاً مشخص گردد.

وی تأکید کرد: هدف اصلی مرکز اسناد، صرفاً امحای کاغذهای باطله نیست؛ بلکه رسالت اصلی ما کشف و حفظ اسناد باارزشی است که گاه در میان پرونده‌های به ظاهر بی‌ارزش دستگاه‌ها رها شده‌اند. در میان این آثار، اسنادی با قدمت ۲۶۰ سال وجود دارد؛ از جمله یک مبایعه‌نامه تاریخی مربوط به روستای خلیفه در منطقه شبانکاره.

رئیس مرکز اسناد و کتابخانه ملی بوشهر در خصوص مراجعات حقوقی به این مرکز توضیح داد: افراد زیادی از جمله وکلا برای پیدا کردن اسناد حقوقی خاص مانند یک سازش‌نامه در میان پرونده‌های قطور به ما مراجعه می‌کنند. از آنجا که این اسناد از سوی دادگستری به مرکز منتقل و فهرست‌نویسی شده‌اند، به دلیل حساسیت‌های حقوقی و احتمال زایل شدن یا نصب احکام بعدی، به مراجعان اعلام می‌کنیم که ارائه این اسناد منوط به دستور مستقیم دادگاه یا قاضی پرونده است. در موارد عادی، مراجعان را به خود دادگستری ارجاع می‌دهیم، مگر در موارد خاصی که دادگاه رسماً بررسی را به ما ارجاع داده باشد. چرا که یک سند ملکی یا حقوقی گاه می‌تواند سرنوشت مسائل یک روستا را تغییر دهد.

صداقت درباره سطوح دسترسی محققان به اسناد آرشیوی گفت: هر سند بر اساس موضوع و محتوایی که دارد، سطح دسترسی مشخصی دارد. به عنوان مثال در حوزه اسناد دادگستری، سندی مانند حکم قتل مربوط به سال ۱۳۸۰، تا ۶۰ سال پس از صدور غیرقابل دسترسی است. محققان در سایت کتابخانه ملی تنها عنوان و موضوع چنین پرونده‌ای را مشاهده می‌کنند و به محتوای آن دسترسی نخواهند داشت. همچنین اسناد مربوط به اراضی و املاکِ دارای شرایط خاص، تا ۴۰ سال محدودیت دسترسی دارند. این محدودیت‌ها با توجه به شرایط و اوضاع و احوال حاکم بر استان و کشور تعیین می‌شود.

وی خاطرنشان کرد: با این حال، تمامی محققان و پژوهشگران می‌توانند از منزل خود به سایت سازمان اسناد و کتابخانه ملی مراجعه کرده، کد سند مورد نظر خود را یادداشت کنند و سپس با مراجعه به مرکز ما و ارائه درخواست سند آرشیوی، به آن دسترسی داشته باشند. همچنین در تالار رقمی (دیجیتال) مرکز، امکان دسترسی به بسیاری از نسخ خطی آرشیو ملی برای پژوهشگران فراهم شده است.

رئیس مرکز اسناد و کتابخانه ملی استان بوشهر در تشریح وضعیت نیروی انسانی این مرکز اظهار داشت: در حال حاضر کل مجموعه پرسنلی مرکز اسناد و کتابخانه ملی استان بوشهر با احتساب نیروهای حفاظتی و نگهبانی که به دلیل حساسیت و امنیت اسناد نقشی کلیدی ایفا می‌کنند، ۱۰ نفر است. هرچند این تعداد نیرو متناسب با حجم وظایف حاکمیتی این مرکز نیست، اما تلاش شده با تکیه بر دانش همکاران، مسئولیت‌ها به نحو احسن پیش برود.

وی با اشاره به چالش‌های ساختاری پیشین این مرکز در تقسیم‌بندی‌های کشوری گفت: در گذشته دفتری که برای بوشهر در نظر گرفته شده بود عملاً زیرمجموعه استان فارس قرار داشت. با ورود به این حوزه، نخستین موضع ما این بود که آمدن ما نباید به معنای سلب مزایای حاکمیتی از استان بوشهر باشد.

نرگس صداقت افزود: در پی چالش‌هایی که برای منطقه‌ای شدن برخی استان‌ها مانند کرمان و هرمزگان رخ داد، پیگیر جدی طرح منطقه شدن مرکز بوشهر هستیم. در صورت تامین زیرساخت‌های لازم و تلاش مشترک، بوشهر ظرفیت تبدیل شدن به مرکزیت اصلی منطقه را دارد و استان خوزستان نیز می‌تواند به این مرکز ملحق شود.

رئیس مرکز اسناد و کتابخانه ملی استان بوشهر در خصوص زیرساخت‌های فیزیکی و عمرانی این مرکز توضیح داد: ما زمینی به مساحت ۱۲ هزار مترمربع در منطقه نیایش در اختیار داریم. با این حال، به دلیل شرایط اقلیمی خاص بوشهر و رطوبت بالا، نگهداری اسناد که نیازمند دما و رطوبت کاملاً استاندارد و مهارشده است، در آن منطقه با چالش‌های فنی و نشست‌های احتمالی زمین در آینده مواجه خواهد بود. تامین سیستم‌های تهویه و رطوبت‌زدایی مداوم در آن نقطه هزینه‌های گزافی دارد. از این رو پیشنهاد تهاتر این زمین با دستگاه‌های دیگر که کاربری متفاوتی دارند مطرح شده است تا آن فضا بتواند به عنوان یک مجتمع فرهنگی مانند فرهنگ‌سرا، سالن تئاتر، سینما و رستوران مورد استفاده عموم قرار گیرد.

وی با اشاره به تعامل مثبت با نهاد کتابخانه‌های عمومی استان گفت: زمینی به مساحت بیش از ۵ هزار مترمربع وجود دارد که بر اساس مصوبه شورای برنامه‌ریزی استان، ۱۲۰۰ مترمربع آن به مرکز اسناد و مابقی به نهاد کتابخانه‌های عمومی اختصاص یافته است. از آنجا که استان بوشهر جزو معدود استان‌های فاقد ساختمان مرکزی کتابخانه عمومی است، ما می‌توانیم در تعامل با یکدیگر، فضاهای مشترکی نظیر سالن‌های مطالعه و پژوهش ایجاد کنیم تا ضمن جلوگیری از موازی‌کاری، یک کانون فرهنگی غنی و یکپارچه در استان شکل گیرد.

صداقت در پاسخ به پرسشی درباره استفاده از امکانات دیجیتال برای کاهش هزینه‌ها و فرسایش اسناد تصریح کرد: اسناد تاریخی همانند یک نوزاد نیازمند مراقبت مستمر فیزیکی، کنترل دقیق دما و رطوبت هستند. حتی با ورود به عصر هوش مصنوعی و دیجیتال‌سازی، نیاز به نگهداری اصل سند فیزیکی به هیچ وجه از بین نمی‌رود.

وی تاکید کرد: دیجیتال‌سازی و به‌کارگیری فناوری‌های نوین به پژوهشگران کمک می‌کند تا بدون نیاز به لمس مکرر و فرسایش فیزیکی اسناد، به راحتی به منابع آرشیو ملی دسترسی داشته باشند و تمرکز خود را به جای جستجوی منابع، بر کار علمی خود معطوف کنند. در حال حاضر آرشیو ما شامل بخش‌های مختلفی از جمله حدود ۲۰ هزار برگ سند اهدایی است که دیجیتال‌سازی آن‌ها تسهیل‌گر پژوهش‌های تاریخی خواهد بود.

رئیس مرکز اسناد و کتابخانه ملی استان بوشهر با اشاره به لزوم الگوگیری از مراکز پیشرفته کشور مانند سازمان اسناد ملی و مرکز شیراز، خاطرنشان کرد: استان بوشهر شایسته داشتن یک فضای استاندارد آرشیوی است. در حال حاضر برخی مجموعه‌داران شخصی اسناد بسیار ارزشمندی را نگهداری می‌کنند، اما متاسفانه نبود دما و رطوبت استاندارد در ویترین‌ها در حال نابود کردن این آثار تاریخی است. ما آمادگی داریم آموزش‌های لازم و مشاوره‌های تخصصی را جهت صیانت علمی از این آثار به دستگاه‌ها و مجموعه‌داران ارائه دهیم تا از نابودی این حافظه ملی جلوگیری شود.

نرگس صداقت همچنین با اشاره به روش‌های سه‌گانه تأمین اسناد در سازمان اسناد و کتابخانه ملی اظهار داشت: اسناد موجود در مرکز به سه روش خریداری، امانی و واسپاری تهیه می‌شوند. در بخش خرید، اسناد قدیمی و باارزش ملکی یا تاریخی پس از ارزیابی در کمیته خرید سازمان خریداری می‌شوند. روش دوم ارائه اسناد به صورت امانی است که در این حالت سند در اختیار سازمان قرار می‌گیرد تا ضدعفونی، مرمت و نگهداری شود. با این حال، بیشترین حجم دریافت اسناد مربوط به بخش واسپاری است.

وی با تأکید بر اینکه طبق قانون هیچ دستگاه اجرایی حق امحای خودسرانه اوراق و مکاتبات قدیمی خود را ندارد، تصریح کرد: تمامی دستگاه‌های اجرایی استان موظف هستند مکاتبات و اوراق سال‌های گذشته خود را که از چرخه اداری جاری خارج شده‌اند، جهت تعیین تکلیف به سازمان اسناد ملی معرفی کنند. کارشناسان ما با ورود به بایگانی‌های راکد این دستگاه‌ها، اسناد را ارزشیابی می‌کنند.

صداقت افزود: البته در این حوزه برای ورود به بخش‌هایی مانند بانک‌ها و مجموعه‌های نیروهای مسلح محدودیت داریم و آن‌ها فرآیند ارزشیابی اسناد خود را رأساً انجام می‌دهند؛ اما در سایر دستگاه‌های اجرایی استان، اسناد فاقد ارزش پژوهشی مانند بخشنامه‌های تکراری و برگه‌های مرخصی جداسازی شده و اسناد باارزش که در آینده می‌توانند مبنای پژوهش، پایان‌نامه، مقاله و کتاب قرار گیرند، به مخازن مرکز منتقل می‌شوند.

رئیس مرکز اسناد و کتابخانه ملی استان بوشهر به نمونه‌هایی از این اسناد اشاره کرد و گفت: به عنوان مثال، اسناد واردات و صادرات گمرک یا بنادر در دهه ۱۳۴۰ از نظر برخی از پرسنل قدیمی اداری فاقد ارزش به نظر می‌رسید، اما این اسناد امروزه به عنوان منابعی بسیار باارزش برای تولید علم و تاریخ‌نگاری اقتصادی استان به شمار می‌روند.

وی درباره آمار اسناد منتقل شده به این مرکز طی ۱۶ سال فعالیت آن گفت: در این مدت نزدیک به ۱۲ میلیون برگ سند به این مدیریت منتقل شده است. از این تعداد، حدود یک میلیون و ۷۸۰ هزار سند فهرست‌نویسی و وارد سامانه جامع کتابخانه ملی شده‌اند که از سراسر کشور و با سیستم‌های شخصی و تلفن همراه قابل جستجو و دسترسی هستند. مابقی اسناد که به دلیل کمبود نیروی انسانی هنوز فهرست‌نویسی نشده‌اند، به عنوان اسناد پیش‌آرشیو در مخازن مجزا نگهداری می‌شوند تا به مرور وارد سیستم اطلاعاتی کشور شوند.

صداقت همچنین به موضوع طبقه‌بندی اسناد اشاره کرد و گفت: همه اسناد منتقل شده به سازمان حق دسترسی آزاد ندارند و طبق قانون کشور، طبقه‌بندی می‌شوند. به عنوان مثال، اسنادی مانند پرونده‌های قتل در کشور ما دارای محدودیت دسترسی ۶۰ ساله هستند، در حالی که این رقم در کشوری مانند فرانسه ممکن است تا ۱۵۰ سال نیز تعیین شده باشد.

رئیس مرکز اسناد بوشهر با دعوت از عموم مردم و خانواده‌ها برای اهدای اسناد و عکس‌های قدیمی خود به این مرکز، گفت: عکس‌های قدیمی، مکاتبات، بنچاق‌ها و عقدنامه‌ها حتی اگر از دید یک خانواده بی‌ارزش یا شخصی به نظر برسند، از نظر پژوهشگران به دلیل نشان دادن نوع پوشش، بافت جغرافیایی، سبک زندگی و خط سیاق دوران گذشته، ارزش تاریخی بالایی دارند. به عنوان نمونه، در سال‌های اخیر یک نسخه نکاح‌نامه تاریخی مربوط به خاندان بزرگ آل عصفور و همچنین یک نسخه مصحف شریف قدیمی به صورت امانی به این مرکز اهدا شد که پس از ضدعفونی و اسکن، در آرشیو ملی ثبت و نگهداری شدند.

وی با تشکر از اهداکنندگان اسناد، به ویژه آقای سعادت نماینده ادوار مجلس که در سال گذشته ۳۸ نسخه سند تاریخی ارزشمند را به مرکز اهدا کرد، افزود: اسناد اهدایی پس از ضدعفونی و مرمت، اسکن شده و شناسنامه آن‌ها به نام اهداکننده صادر و ثبت می‌شود. همچنین در صورتی که نیاز به نگهداری در شرایط خاص و مخازن استانداردتر باشد، برخی اسناد تا زمان آماده‌سازی کامل زیرساخت‌های استانی به مخزن مرکزی تهران ارسال می‌شوند.

صداقت در بخش دیگری از سخنان خود به برنامه‌های علمی و پژوهشی پیش‌روی این مرکز اشاره کرد و از برگزاری همایش علمی «تاریخ مطبوعات محلی از ابتدا تا انقلاب اسلامی» خبر داد.

وی در رابطه با جزئیات این رویداد علمی اظهار داشت:این همایش با محوریت استان‌های بوشهر و خوزستان برگزار می‌شود و دبیرخانه آن در بوشهر مستقر است.این رویداد با همکاری اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی، دانشگاه خلیج فارس، دانشگاه پیام نور، دانشگاه آزاد اسلامی، اداره کل میراث فرهنگی، شهرداری، صدا و سیما، بنیاد ایران‌شناسی و انجمن ایرانی تاریخ برگزار خواهد شد.

وی افزود:  تمامی مقالات پذیرفته شده در این همایش در پایگاه استنادی علوم جهان اسلام (ISC) نمایه و بارگذاری می‌شوند.

تقویم همایش:

مهلت ارسال چکیده مقالات: ۳۱ مردادماه ۱۴۰۵

مهلت ارسال اصل مقالات: ۲۰ مهرماه ۱۴۰۵

اعلام نتایج داوری: ۳۰ مهرماه ۱۴۰۵

زمان برگزاری همایش: ۲۵ آذرماه ۱۴۰۵ (همزمان با روز پژوهش)

نرگس صداقت در پایان خاطرنشان کرد: در حاشیه این همایش، آیین تقدیر از اهداکنندگان اسناد تاریخی در حوزه مطبوعات نیز برگزار خواهد شد. هدف اصلی ما رونق فعالیت‌های علمی و پژوهشی در استان است و در همین راستا اندیشگاه مرکز اسناد بوشهر با ظرفیت ۳۵ نفر، آماده میزبانی از نشست‌های علمی، پژوهشی، نقد و بررسی و رونمایی کتاب برای پژوهشگران و علاقه‌مندان است.